メールの分類をして楽をしよう
ここではメールの分類法、また、メールルールの設定法について解説します。
メールの分類をしよう
お小遣いプログラムに登録を始めると、ついついたくさん登録してしまいます。
１、２つ登録していた頃はメールが来なくて寂しいほどだったのに、うっかりするとどどっとメールが来るようになってしまいます。
まずはフリーメールを複数用意しておくことをオススメします。
「フリーメールを取ろう」のページでも解説しましたが、使い分けると便利です。
もちろんまとめて受信できるように転送設定のフリーメールを取ってもいいですし、懸賞用など分けで受信したい場合は、POP式でメールボックスがもらえるフリーメールを利用するのもいいでしょう。
いろいろ使って、自分が一番使いやすいように使い分けて下さい。
届くメールアドレスが違えば、一括で受信しても、メールルールで分ける事が出来て、メール処理がかなり楽になります。
メールルールの設定方法
Outlook Expressをお使いの方に、お小遣い関係のサイトから来たメールを受信時に分ける方法をご紹介します。
１、フォルダを作る
まず、フォルダを作ります。
受信トレイを右クリックすると、フォルダの作成という項目がありますから、選択します。そして、適当な名前を付けます。私は「お小遣い」としています。
複数のフォルダも使えますし、フォルダの中にフォルダも作れます。フォルダの移動も可能。名前の前に数字で01と入れて「01お小遣い」としておくと、たくさんフォルダを作っても一番上にリストされて便利です。
２、メールルールの基本的設定
次に「ツール→メッセージルール→メール」と開きます。
メールルールの新規作成を選びます。ここからは少しバリエーションがあります。
Ａ、アドレスごとに別のフォルダに分けたい
「宛先にユーザーが含まれている場合」にチェックを入れます。
お小遣い用のメールアドレスを選択します。
そして、「指定したフォルダへ移動」にチェックを入れます。
「お小遣い」フォルダを選択します。
これでお小遣い用のアドレスに届いたメールは全て「お小遣い」フォルダに入りますので、プライベートと混じってしまうことがありません。フリーメールをいくつか取って、アドレスごとに別のフォルダに入れることも可能です。
たとえばInfoseekなどの転送式の場合、受信するためには自分のプロバイダのメールボックスにアクセスすることになりますが、受信したメールに宛先として記述されているアドレスはInfoseekのアドレス宛てになっていますので、この方法で同様に設定出来ます。
ただし宛名のないメールは分類できません。サイトによっては、オールユーザーの設定になっていて宛先にはアドレスが出ていないので、メールルールが適用されません。Ｂの分類法を利用するなどしましょう。
Ｂ、同じアドレスに届くメールを別々のフォルダに分けたい
同じメールアドレスに送られて来たメールを分類したい場合もあります。
メールが多くなってしまった時に、ここから来るメールだけ分けたい、プロバイダのメールアドレスでなければ登録できなかったお小遣いプログラムからのメールもお小遣いフォルダに入れたい、などという場合に便利です。
まず新規作成までは一緒です。
次に「件名に指定した言葉が含まれている場合」にチェックを入れます。
たいていのサイトは、いつも同じような件名を頭につけて送ってきます。「Info-Cash」とか「fruitmail」とか。送信者名ではありません。件名です。
その言葉を正確に記入します。コピペもいいですね。
そして、「指定したフォルダへ移動」にチェックを入れ、「お小遣い」フォルダを選択します。
これでそのサイトから送られて来たメールは、「お小遣い」フォルダに入りますので、プライベートなメールと混じってしまうことがありません。
また、同じプログラムから来るメールでも、抽選とポイントのメールの件名が分かれていることもあります。抽選だけ欲しいとか抽選はいらないという場合、ごみ箱に直行させることも可能です。
Ｃ、件名が一定ではないメールを分類したい場合
件名が決まっていないプログラムの時は、「送信者にユーザーが含まれている場合」にチェックを入れてルールを作ります。ユーザーの部分には、プログラムからいつも送られてくるメールアドレスを正確に記述します。送信者名ではなくて、アドレスですので、タイピングミスに注意。
同じプログラムから送られてくるメールは、発信者はいつも同じアドレスになっていることが多いですが、中には複数のアドレスから送っていたり、途中でアドレスを変えることもありますので、それぞれに合わせて設定を工夫したり変更したりしましょう。
３、面倒な時は簡単設定
メールルールを１つ１つ設定するのが面倒な時は、「メッセージ→メッセージからルールを作成」を選ぶと送信者のメールアドレスが入力された状態のメールルール作成画面が現れます。タイピングやパソコンの操作が不慣れな時は、アドレスを手打ち入力したり、コピーペーストするのも一苦労。この方法を利用するのもいいでしょう。
４、複数のメールルールをまとめる
メールルールを作っているとどんどん増えて行ってしまいます。
メールルールの画面上では、複数のルールをまとめて設定も可能です。
たとえば「フルーツメール」と「Info-Cash」の両方から来たメールを「メール受信」というフォルダに入れたい場合は、「件名に指定した言葉が含まれている場合」を選び、「fruitmail」と「Info-Cash」をそれぞれ１つずつ入力して追加をクリックします。
また、件名が一定ではない場合は、「送信者にユーザーが含まれている場合」を選び、指定したいプログラムからのアドレスを１つずつ入力して追加ボタンを押します。上述のCの方法になります。
５、メールルールの欠点！
時々ルールどおりに分類してくれないことがあります。その場合、受信トレイフォルダに入ります。
メールを右クリックすると、フォルダへ移動という項目がありますので、受信後に自分の都合のよいフォルダへ移動するといいですね。私は重要な内容のメールは、特に重要フォルダを作って分けています。メールのバックアップ法もチェックして下さい。
また、送信してくるサイトがリニューアルなどでドメイン変更や送信者名の変更、件名の変更などをすることがあります。そうすると今までのメールルールは適用されませんので、古い方を削除して、新たに設定しましょう。
